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武汉会议活动策划易忽视的一些细节技巧

2019-08-02 16:40:23 领尚炫艺术装饰工程有限公司 阅读

    会议活动策划的常规事项许多人都非常清楚,在其中有许多小的细节容易忽视。

    1、会议活动策划、举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免雷同、重复。

    2、活动应及早筹划与确定,邀请相关人士前来参加活动,把握好时间发出邀请,寄送项目说明资料。

    3、会议活动策划准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失;

    4、大型会议活动策划还须设签到席,派专人负责签到;

    5、由多个机构共同举办的活动,会议活动策划时就要事先明确各自职责分工,避免多头指挥、多头对外。

    6、确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素,开幕式尽量按原定时间举行,避免时间过长。

    7、一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。

    8、如有领导嘉宾,会议活动策划就要考虑到需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场.

    9、重要活动中,要适时提醒出席者关掉手机,或将其调至静音状态。

    10、会议活动策划前注明严格按展览规定的时间参展和撤展,不迟到,不早退。

    11、如果是展出,在接待观众要热情、主动、耐心,不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串,出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁,注意防火、防盗。

    12、会议活动策划时要提醒在会议活动结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。

    13、大型会议要在活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人。